S’organiser pour mieux gérer le stress – Partie 1/2

Il y a des années ma famille et moi avions emménagé d’un appartement exigu de deux chambres dans une maison spacieuse. Au lieu d’avoir à mettre mon bureau en commun avec une pièce de la maison, j’ai finalement eu une belle pièce de 4 mètres par 3 chambre pour moi tout seul. Alors que j’étais habitué à travailler dans moins de la moitié de cet espace, je savais que j’allais avoir beaucoup plus d’espace pour travailler. J’ai décidé de tout organiser pour me permettre de travailler efficacement sur toute une variété de projets, me prendre les pieds dans du bazar et passer des heures à chercher des documents.

Avoir beaucoup de bazar demande de savoir gérer le stress alors que d’être organisé permet d’avoir de la clarté et de la disponibilité mentale, ce qui est très important.

J’ai acheté un livre intitulé « Organisez votre vie pour mieux la vivre » par Julie Morgenstern il y a quelques années. Il contient de nombreux et très bons conseils d’organisation clairement expliqués . Julie y explique aussi là où les gens se plantent lorsqu’ils essayent d’organiser leur vie.

Cet article a pour but de partager les découvertes faites dans ce livre pour organiser mes espaces de vie personnelle et professionnels. Il sera composé de deux parties qui seront publiées à quelques semaines d’intervalle sur le blog Gérer Le Stress.net.

Le livre de Julie commence avec une déclaration forte sur laquelle j’émettais au début de fortes réserves.

Elle dit que si vous vivez dans un cafarnaum et n’arrivez pas à vous organiser, c’est que vous n’avez simplement jamais appris à le faire. Pour Julie si vous maintenez un environnement proche du bazar, cela signifie que vous ne disposez pas des compétences de l’organisation, que n’importe qui peut apprendre.

Après avoir lu plusieurs autres livres sur ce sujet, je pense que Julie a en partie raison. L’organisation Organisation peut être décomposé en un processus étape par étape, que n’importe qui peut suivre.

La source du cafarnaum et mieux gérer le stress

Julie souligne plusieurs lacunes techniques qui peuvent empêcher de s’organiser, mais je pense qu’à la base, il n’y a vraiment qu’un seul problème : ne pas systématiser où les choses doivent être rangées. Chaque fois que je laisse traîner quelquechose, c’est parce que je ne pas quoi faire avec dans l’instant.

Le processus d’organisation revient surtout à élaborer un système pour automatiser les décisions sur l’endroit de rangement le plus approprié. Observez ce qui a tendance à traîner chez vous et décider d’un endroit où vous allez le ranger ainsi que les autres objets similaires. Vous vous aurez beaucoup moins à gérer le stress d’un lieu de vie ou de travail encombré.

Les gens désorganisés (qui n’ont pas de système comme décrit précédemment) doivent prendre toutes les décisions au cas par cas. Au final, cela devient écrasant, et le désordre commence à s’accumuler jusqu’au point de non retour. Les personnes organisées prennent moins de décisions et le font sur le long terme. Cela prend beaucoup plus de temps d’être désorganisé qu’il n’en faut pour être organisée au quotidien. C’est aussi beaucoup moins de stress à gérer parce que les gens désorganisés perdent tellement de temps en cherchant sans cesse ce qu’ils ont vu quelque part sans pouvoir se souvenir d’où. Ils doivent faire le choix d’apprendre à s’organiser ou d’apprendre à développer leur mémoire et leur compétences de gestion du stress et de patience.

Apprendre à s’organiser pour mieux gérer le stress

Puisque le but de cet article est de vous aider à gérer le stress et non pas d’apprendre à développer votre mémoire, nous allons maintenant entrer dans le vif du sujet.

Je vais définir ici un processus étape par étape pour organiser votre bureau et votre domicile, du début à la fin :

  1. La première étape est l’analyse. Comment passez vous votre temps dans votre bureau? Faites une liste des différents types de tâches que vous réalisez quand vous y êtes. Ensuite créez une liste de zones fonctionnelles qui seront pour votre bureau sur cette base. Si vous êtes un programmeur, ce devrait être une tâche facile. Pensez en termes de conception d’un programme. Si vous aviez à programmer un robot pour effectuer toutes les tâches que vous avez dans votre bureau, comment qualifieriez-vous l’organisation de ces tâches en différents modules séparés? Par exemple, dans mon cas j’ai créé une liste de six catégories : documents généraux, informatique, travail de création, activités financières, lecture pour le business, et le traitement des commandes manuelles et d’expédition. Vous devez créer une liste de catégories clairement définies qui se chevauchent le moins possible.

  2. Ensuite, déterminez de quel matériel physique dont vous avez besoin pour chaque catégorie. Par exemple, pour un travail créatif j’ai besoin de l’accès aux instruments d’écriture, des carnets de conception, un panneau indicateur et un tableau blanc. Pour l’expédition des commandes j’ai besoin de l’accès aux matériaux d’emballage, les CD enregistrables, l’affranchissement, la balance postale, et ainsi de suite. À cette étape, j’ai réalisé que j’ai aussi besoin d’une zone de stockage et de référence pour mes livres, dossiers, et pour les fournitures supplémentaires.

  3. Maintenant que vous avez votre matériel de bureau fonctionnel divisé en différentes zones, l’étape suivante consiste à attribuer des surfaces de rangement dans votre bureau pour chaque zone. Idéalement, il faut que ces zones se chevauchent le moins possible, même si un certain chevauchement est généralement nécessaire. C’est surtout le cas si vous utilisez votre ordinateur pour beaucoup de tâches différentes. Prenez le temps de déterminer un agencement des meubles qui conviennent le mieux à vos besoins fonctionnels et à l’espace dont vous disposez.

  4. Une clé importante à ce stade est de visualiser ce à quoi votre bureau idéal ressemblerait. Oubliez les meubles que vous possédez déjà, et ne vous inquiétez pas des contraintes de coût ou d’espace à ce stade. Il suffit d’utiliser votre imagination, et de réfléchir à ce que vous voulez vraiment comme si le coût n’avait aucune importance. Écrivez votre vision sur papier, et dessinez même la disposition de votre bureau idéal en notant quelles zones de travail vous affectez à zone de rangement dans votre bureau.

  5. Maintenant que vous savez ce que vous voulez pour l’agencement de votre bureau et des meubles dont vous avez besoin, imaginez des façons d’obtenir tout cela avec le budget et les contraintes d’espace que vous avez. Beaucoup de gens, moi y compris, ont hérité de vieux meubles qui ne leur servent plus. Juste parce que vous possédez déjà un meuble ne signifie pas que c’est le bon choix pour vous aujourd’hui. N’ayez pas peur de vendre de vieux meubles et de les remplacer par par d’autres qui seront plus fonctionnel. Vous pouvez trouver beaucoup de mobilier de bureau à prix raisonnable à monter soi même en n’allant pas plus loin que chez Ikéa par exemple.
  6. Maintenant que vous avez installé votre mobilier de bureau, vous devez ensuite placer votre matériel et vos fournitures dans des zones et espaces de rangements que vous avez définis. Stocker les fournitures de bureau aussi près que possible du point où vous en avez le plus souvent besoin. Si vous êtes toujours en train de chercher un stylo, par exemple, peut-être que c’est parce que vous n’avez pas d’organiseur de bureau là où vous en avez besoin. Laissez vos besoins fonctionnels dicter la disposition de votre bureau.

  7. À ce stade, vous avez un joli design pour votre aménagement de bureau, et vous avez planifié des zones pour toutes vos activités. Mais comment voulez-vous faire face à l’encombrement existants et veiller à ce qu’il ne revienne pas? La solution est de trouver quels sont les modèles y sont à votre image de fond et de créer des systèmes simples pour y faire face. Des tas de fouillis s’accumulent souvent simplement parce que vous ne savez pas quoi faire avec tous ces morceaux de papier, ou vous n’avez pas encore trouvé le temps de prendre toutes les décisions nécessaires ces piles représentent.

C’est la fin de cette première partie. Vous pourrez retrouver la deuxième partie très bientôt sur Gérer Le Stress.net – en attendant, n’hésitez à laisser vos remarques, commentaires et questions dans la zone réservée à cet effet ci-dessous.

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